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會展策劃對於會展招商很重要

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在現代葡萄酒貿易交往中 ,會展策劃對市場的滲透作用越來越強 ,是擴大市場的跳板 ,是貿易和宣傳的重要場所 。來自各行各業的貿易商、製造商、經銷商和投資者聚集一堂 ,進行交流、做生意、調查市場、獲取新信息、客觀測試產品 。多種益處同時集中在幾天內獲得 ,成倍地降低了成本 ,提高了經濟效益 ,給企業發展帶來許多商機 。會展策劃已被所有商界公認爲不容錯失的拓銷手段 ,是最傑出的市場 ,是通向終端的直通車 。

  
廣東、四川、北京、上海等省市做爲全國會展經濟的高端市場 ,競爭高度集中 ,同類參展商短兵相接、爭奪客戶 ,入寶山卻空手而歸的事情並不鮮見 。企業要在這樣一個完全向買方市場傾斜的環境中脫穎而出 ,嚴慎甄別 ,科學決策 ,精心籌備、全力操作 ,完善後續服務是保證會展招商成功的關鍵 。筆者將多年主辦、承辦展會和參展、參觀的體會與諸君分享 ,並求教方家 。

  
一、在決定參展之前 ,必須考慮自身的需要和市場條件 ,以展示招商、企業形象宣傳、學習交流三大功能爲目標價值取向 ,從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場、參展目的等各方面 ,做調研、選擇 ,綜合專家意見 ,決定是否參展 。   
二、精心策劃、周密籌備 ,凡事預則立、不預則廢 。要達到預期的招商目的 ,前期準備至關重要 。準備工作主要涉及如下方面:

1、策劃參展戰略 。着眼於企業經濟發展的大勢 ,運用整合策略 ,概括最具吸引力的自身優勢 ,分析經銷商的投資意向、投資領域、相關費用標準、項目材料要求等 ;提煉會展招商的核心理念 ,要深遠而有感召力 ,讓受衆能一下子領會並記住 ,產生強烈的衝動來參加 。所有工作都一定要圍繞核心理念來展開 。

2、 編制會展招商策劃流程 。編制籌備、布展、撤展的日程計劃、參展人員培訓計劃、當地市場調查計劃、安排展覽現場或場外的招待會、差旅日程、訪客迴應處理程序、展覽期間的約談訪問計劃、拜訪當地重點客戶等計劃 。以上這些方案都要儘可能表格化、清晰表現工作計劃等 。

3、發佈參展招商信息 。在展會開幕前一個月至兩週內 ,將企業參展信息(突出的市場潛力、產品賣點、展位號、住房號等)告知經銷商與潛在客戶 ,起到先入爲主的作用 。

4、製作展覽(招商)資料 。以圖文並茂形式介紹企業的緣起、背景、產品情況、銷售政策、市場管理制度、終端建設策略 ,讓經銷商全面瞭解企業、產品及市場運作思路 ,增進合作信心 。包括企業畫冊、銷售管理手冊、產品手冊、傳單、新聞稿和影視VCD、會議禮品等 。招商資料應制作精美 ,與品牌風格相吻合 。

5、網絡傳播 。藉助參展商與展覽網頁的鏈接 ,提高公司知名度 ,在線答覆參觀者的問題 ,做展覽期間的約談 。網頁上發佈參展主題和不涉密的圖片、下載的產品示範 ,上網者可先在網路上簡單瞭解廠商的產品 ,再至會場取得詳細資料 。列出未來參展一覽表 ,方便客戶做參觀規劃 ,提高展覽現場辨識度 。

6、設計製作展位 。展位是企業的臉面 ,一線品牌適宜根據展位面積、位置及周圍環境設計展位 ,採用特裝布展 ,特裝成本高但發揮空間大 ,在氣勢上震撼客商、打壓競爭者 ,提高經銷商的凝聚力和招商效果 。展位設計搭建可由展會當地專業展覽工程公司實施 ;拉網展架整體流暢 ,不拘於三面圍板式結構 ,突出公司形象和傳遞產品信息 ,價格適宜 ,便於攜帶 ,要充分應用聲、光、電、色彩、人員組合的良好氛圍 。

7、培訓參展人員 。酒類企業普遍缺乏專職展覽招商的人員 。對臨時抽調人員和翻譯的培訓內容包括:企業知識、產品知識、市場現狀、銷售政策、銷售渠道組建方式、主要競爭對手、談判技巧及相關的營銷技能 。要注意鼓舞士氣 ,讓參展人員尤其是新手樹立自信 ,從容應對客戶 ,培訓要做到信息共享、明確責權 ,並進行流程研討 。培訓的方式有課程式、導演式和會議式等 。

8、準備物料 。物料提前準備好 ,會使現場工作有條不紊 ,省去不少麻煩 。物料有:招商的資料、樣品銷售找零的錢幣、飲料、廣告用品、禮品、名片盒、簽名通訊錄、簽字筆等辦公文具等 ;準備大量代表參展商產品品質及特色的樣品 ,帖上公司標籤 ,贈送索取樣品的客商 。

9、保障措施 。制定制度 ,由專人保管資料、名片、現金、帳冊、文件包 ;制定保健的措施、發生意外時人員疏散計劃、消防的措施、戶外雨天工作程序等 。


三、爲了取得最佳效果 ,我們應注意以下事項:

1、將展廳佈置與外部談判相結合 。有的攤位小 ,參展商數量衆多 。他們可以在展廳附近的酒店租用會議室 ,或者與他們所住的酒店中的客戶聯繫 ,以創造一個更輕鬆的談判環境 。也可利用夜晚等閉館時間 ,更廣泛深入地接觸經銷商 。

2、 統一應對 ,靈活掌握招商政策 。按分工對口接待 ,避免介紹政策不一致 ,招致客商的不滿 ;酒飲品市場的地區差異較大 ,代理資格不必強求一致 ,類似大連、青島這類經濟實力超過省會的城市 ,企業需要在權衡整體利弊的情況下 ,變通單一省級總代理的渠道策略 ,以免今後渠道衝突 。

3、收集信息 。展會是個短期信息爆炸的場所 ,要進行廣泛地收集客戶和競爭者、競品的各方面信息 。收集信息時既要注重信息的針對性 ;要注意不斷改進收集資料、獲取信息的手段 ;要對信息及時加以處理 ,並提高加工處理信息的能力 。

4、合理分配人力資源 。根據參展人員的能力、經驗 ,分配工作任務 。商務談判、對外聯絡、後勤服務、展會信息收集 ,都應具體到人 ,主次分明 ,這樣才能在實戰中做到分工合作、相輔相成 。

5、形象禮儀 。員工的素質反映企業文化 ,所有參展人員注意自身形象 ,最好統一穿着企業商務裝 ,面對客戶不卑不亢 ,有禮有節 ,絕對禁止在攤位上閒聊、打個人電話、下棋、打撲克牌和輕慢、誹議客商的行爲 。

6、方案的實施要遵守原方案中制訂的程序、原則和操作辦法 ,不得隨意變更時間、地點、出席會議的人員等 ,在萬不得已的情況下才改變會議的有關事項 。

7、實地觀察後觀察展會情況 ,儘早預約明年場地 。