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會展策劃有什麼重要性

成功的會展活動是離不開各方面的影響因素的 ,但是其中一個主要的原因就是:成功的會展活動源於成功的會議策劃 。成功的規劃源於社會資源的有效整合 ,有效的資源整合必須使用有效的方法 ,成功的規劃源於一名合格的會議策劃師 。會展規劃是一種整合相關社會資源的系統化過程 。因此 ,用系統的觀念去認識資源 ,用系統的方法去分析整合資源 ,用系統的功能去實現資源的優化是會展成功策劃的創造性思維原理之一 。

   
根據會展活動的普遍特徵 ,其整個系統由名稱、內容、時間、地點、組織機構等五大要素構成 。這五大要素互相聯繫 ,形成會展活動的功能主體 ,對社會產生作用 。會展活動具有增加地方市場消費、協助提高城市知名度、協助當地產業知識提高、協助拓展商機、連帶保存文化資產、增加就業機會等六大功能 。爲了不同程度地實現這些功能 ,會展組織和策劃者將會展活動相關的各類資源整合成完整的系統 ,並對系統內相關元素關係進行協調 ,以實現系統功能的優化 ,從而達到會展活動成功舉辦的目的 。

  
五W系統分析法 ,是WBSA商務策劃知識體系中的OK原理與會展實務操作經驗相結合而產生的會展策劃的思維方法 。


所謂五W指:1、WHAT(做什麼) ?即做什麼樣的會展項目 。它包括項目名稱、主題、內容、形式等 ;2、WHY(爲何做) ?即選擇項目的背景理由是什麼 。其答案是基於對項目關聯的宏觀和微觀資源環境的分析、整理和判斷 ;3、WHO(誰來參與) ?即項目實施的組織機構和參與對象如何 。它包括支持、主辦、承辦、執行承辦、協辦、贊助、參展、參會等單位的選擇 ;4、WHERE(何地做) ?即項目在什麼地方舉辦 。它包括舉辦地所處的政治、經濟、地理、文化、行政、人力等資源狀況的分析和判斷 ;5、WHEN(何時做) ?即項目實施的具體時間如何 。通常包括項目的規劃、籌備、執行時間及週期的安排 。
會展組織者和策劃者可以運用5W系統分析方法 ,對會展活動的相關資源進行簡單、清晰、系統的分析和安排 ,從而科學地確定會展活動的構成要素 。

 

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