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參展商對展會的成本預算有什麼技巧

當你想要降低預算時 ,第一個原則就是你想要保留什麼 。降低會議策劃預算是一個兩難選擇 ,管理層只會要求你削減預算 ,但他們沒有關於哪些項目需要保留以及哪些項目可以削減的明確或具體的指示 ,責任將由參展商承擔 ,這不是一件容易的事情 ,因爲如果作了錯誤的決定 ,可能首先就會影響你的工作 。

   
對不同的公司和展會而言 ,決定削減哪一部分的預算是不同的 ,並沒有一個統一的標準 。當決定什麼該保留什麼應該削減時 ,主管參展的經理就會陷入困境之中 ,某些項目是必須保留不可更改的 ,但是什麼又是可以犧牲的呢 ?  
對某些公司來說 ,聚會就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的 ;對另一些公司來說 ,招待會對於建立和維繫客戶關係是必須的 ,因此 ,這些都不可削減 。新聞發佈會對某些公司是不需要的奢侈品 ,但是對另一些公司來說 ,使媒體不斷地對公司的新產品和新服務保持關注是公司戰略的重要組成部分 。

  
無論是什麼行業的企業以及企業的參展戰略是什麼 ,我們都可以從以下一些成熟的預算規律中學些什麼 ,這是從許多次的實驗和錯誤中總結出來的削減預算的重要規律 。可以削減的預算在我們討論什麼費用必須支出之前 ,讓我們先看看什麼費用容易削減 。有幾種方式可供選擇 。

1.儘量減少贈品的費用 現場的展會管理者對此可能會有抱怨 ,但他們會理解的 。無論如何 ,贈送會使你產生這樣的想法這個人可能不是我們的目標客戶 。

2.降低展位清潔服務的費用在一些小的展位上 。 

3.不租植物省去眼花繚亂的盆景 你可以節約250美元到1800美元 。有的公司一年可以節約5000美元 ,展位也不會顯得沒有生氣 。

4.展位上少裝電話 展位上的電話能滿足需要就行了 。

 

通常在展位上拉一根電話線要250美元開銷 ,如果少裝幾門電話就能減少很多費用 。少裝電話的好處還在於可以使你的員工少打未經批准的長途電話 。
每個有經驗的展覽經理都有自己決定哪些費用是必須的經典經驗法則 ,參展商可以從這些經驗中學到更多 。

 

1 。確保工作的穩定性和連續性 ,這是贏得這次會議策劃的法寶 。一位資深的市場傳訊經理認爲 ,參展商必須保證年復一年展會工作之間的關聯性 。如果不注重這個規律 ,工作將充滿了不確定性 。參展後跟蹤客戶將使你知道什麼展會是高回報的 ,什麼展會你可以不參加 。如果參展商有一次沒有追蹤客戶信息 ,那麼下次可能要花幾年的時間恢復這個信息並要多花成百上千的錢 。

2.高水準的銷售團隊聚會這是一條非常關鍵的經驗 。作爲參展商一定要花時間面對客戶 。不能削減客戶與你的管理層、關鍵銷售人員以及市場人員的會面機會 。

3.重點產品的展示推廣費用不可少重點產品信息的發佈和宣傳費用是不可缺少的 。展會現場是發佈產品信息的重要場所 。當然 ,新聞媒體也能做到這一點 ,但是客戶不能親眼看到真實的產品 ,也不能親身體驗新產品 。不過 ,不是所有的展會都能做到讓顧客對公司以及公司的產品有直觀的認識 。有經驗的參展商會花一筆錢僱傭受過訓練的專業人員 ,他們能夠用最有效的方式展示公司的明星產品 ,用最少的時間獲得最多的回饋 ,這筆預算是不可節約的 。

4.殷勤招待客戶在展會上讓你的客戶高興是參展的主要理由之一 。所以殷勤招待客戶的費用不可少 。參展商也許需要爲此舉辦一些酒會或者活動 ,用來加固與客戶之間的聯繫 。一位參展商這麼說 ,客戶是我們參展的理由 ,也是我們做生意的理由 。